فصل ۳: رویکرد های مختلف برای دست‌ یابی به بهترین قیمت دستگاه ذخیره شماره مشتریان

۳.۱ رویکرد A: مقایسه قیمت

• هدف: یافتن بهترین قیمت اولیه همراه با در نظر گیری هزینه‌ های بلند مدت و ارزش افزوده محصول.
• چارچوب مقایسه قیمت:
  • • قیمت پایه هر مدل / دستگاه: قیمت اولیه که در انتشار عمومی یا پیشنهاد فروش عنوان می‌ شود.
    • تفاوت‌ های شاخص بین مدل‌ ها:
      • ظرفیت شماره‌ ها: حداکثر تعداد شماره‌ ها که دستگاه می‌ تواند ذخیره یا مدیریت کند.
      • سرعت پردازش: مدت‌ زمان لازم برای انجام عملیات‌ های اساسی مانند افزودن یا جستجوی شماره‌ ها، همگام‌ سازی با سایر سیستم‌ ها.
      • قابلیت همگام‌ سازی با سایر سیستم‌ ها: آیا دستگاه با CRMها، پلتفرم‌ های پیام‌ رسان، ایمیل و سایر ابزارهای کسب‌ و کار یکپارچه می‌ شود یا نیازمند واسط‌ های ویژه است.
      • سرعت پاسخ‌ دهی و زمان راه‌ اندازی: مدت‌ زمان لازم برای آماده‌ سازی محیط و راه‌ اندازی پروژه.
      • امنیت و حفاظت از داده‌ ها: سطح رمزنگاری، کنترل دسترسی، قابلیت‌ های پشتیبان‌ گیری.
      • قابلیت ارتقاء و بروز رسانی دستگاه ذخیره شماره: امکان ارتقاء سخت‌ افزار یا نرم‌ افزار بدون ایجاد اختلال در کار.
      • پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش: SLAها، مدت گارانتی، دسترسی به تیم پشتیبانی.

    

    ---

    هزینه‌ های نگهداری و لایسنس / اشتراک در طول عمر دستگاه ذخیره شماره

    • هزینه‌ های نگهداری سالانه: تعمیرات، خدمات نگهداری دوره‌ ای، قطعات یدکی، هزینه‌ های تیم فنی.
    • لایسنس/اشتراک‌ های نرم‌  افزاری: مدل‌ های پرداخت (یک‌ جا، ماهانه، سالانه)، نرخ تمدید و تفاوت‌ های سطح پشتیبانی.
    • هزینه‌ های ارتقاء و بروز رسانی دستگاه ذخیره شماره: بروز رسانی‌ های عمده، هزینه‌ های نگهداری برای نسخه‌ های جدید، تعرفه‌ های ادغام با سیستم‌ های جدید.
    • هزینه‌ های پشتیبانی و خدمات آموزشی: هزینه‌ های آموزش کارمندان، کارگاه‌ های آموزشی، و هزینه‌ های اتصال به مراکز خدمات.
    • هزینه‌ های غیرمستقیم: خرابی‌ های غیر منتظره، downtime، اثر آن بر بهره‌وری تیم.

    ---

    هزینه‌ های پنهان دستگاه ثبت شماره: برق، نصب و پیاده‌ سازی، بروزرسانی‌ ها، خدمات پشتیبانی

    • مصرف برق دستگاه: میزان مصرف انرژی در ساعات پیک و غیر پیک؛ اثر طولانی‌ مدت بر هزینه‌ های عملیاتی.
    • هزینه‌ های نصب و  : زمان و منابع لازم برای نصب، پیکر بندی و انتقال داده‌ ها.
    • بروز رسانی‌ های نرم‌ افزاری دستگاه ذخیره شماره: هزینه‌ های مربوط به آپدیت‌ ها و دوره‌ های نگهداری نرم‌ افزار.
    • خدمات پشتیبانی و پاسخ به بحران: هزینه‌ های اضافی برای پشتیبانی در ساعات خارج از کار و پاسخ به وقایع بحرانی.
    • هزینه‌ های آموزشی اولیه و مداوم: آموزش‌ های اولیه برای تیم‌ های مختلف و بروز رسانی مهارت‌ ها با نسخه‌ های جدید.

    ---

    بازگشت سرمایه (ROI) بر اساس صرفه‌ جویی‌ های ناشی از کارایی و کاهش شکایات مشتریان

    • فرمول ROI ساده:
      ROI = ((صرفه‌ جویی سالانه ناشی از کارایی − هزینه‌ های سالانه) / هزینه سرمایه) × ۱۰۰%
    • عناصر صرفه‌ جویی سالانه:
      • صرفه‌ جویی در زمان کار تیم با اتوماسیون و ساده‌ سازی فرآیندها.
      • کاهش خطاهای انسانی در ورودی و مدیریت داده‌ ها.
      • بهبود نرخ پاسخگویی به مشتریان و کاهش زمان چرخه خدمات.
      • کاهش downtime و وقفه‌ های عملیاتی.
    • مثال موسوم به ROI (فرضی):
      • صرفه‌ جویی سالانه: ۱۲۰۰۰ دلار
      • هزینه‌ های سالانه: ۳۰۰۰ دلار
      • هزینه سرمایه: ۴۰۰۰۰ دلار
      • ROI = ((12000 − ۳۰۰۰) / ۴۰۰۰۰

• مثال عملی (فرضی):
  • مدل A: قیمت اولیه ۱۵۰۰$,ظرفیت۱۰۰kشماره،\; هزینه\; نگهداری\; سالیانه۲۰۰$, گارانتی ۲ سال.
  • مدل B: قیمت اولیه ۲۰۰۰$,ظرفیت۱۵۰kشماره،هزینه\; نگهداری\; سالیانه۲۵۰$, گارانتی ۳ سال.
  • حلقه مقایسه را با ROI تخمینی انجام دهید تا تصمیم بهتری گرفته شود.
• نتیجه‌ گیری از رویکرد A:
  • بر اساس مقایسه منصفانه، مدل که بیشترین ROI و همچنین شرایط پشتیبانی مناسب را ارائه دهد، گزینه مطلوب است. این رویکرد به جلوگیری از خرابی‌ های ناشی از انتخاب یک محصول ارزان‌ قیمت اما با پشتیبانی ضعیف کمک می‌ کند.

۳.۲ رویکرد B: ارزیابی کل هزینه مالکیت (TCO)

• هدف: درک جامع از تمام هزینه‌ های مرتبط با محصول از بدو خرید تا پایان چرخه عمر.
• عناصر کلیدی TCO:
  • هزینه خرید اولیه
  • هزینه‌ های تأمین برق و مصرف انرژی
  • هزینه‌ های نصب، پیکر بندی و آموزش
  • هزینه‌ های نگهداری و تعمیرات
  • هزینه‌ های لایسنس، بروز رسانی و اشتراک‌ های نرم‌ افزاری
  • هزینه‌ های عدم کارکرد یا downtime و تاثیر آن بر کسب‌ و کار
• روش محاسبه:
  1. • 1. تخمین دوره عمر مفید دستگاه (مثلاً ۵ سال یا ۷ سال) و تعیین نرخ استهلاک پایه برای هر مدل.
       2. محاسبه هزینه‌ های سالانه:
          • هزینه خرید اولیه تقسیم بر عمر مفید برای نرخ استهلاک سالانه.
          • هزینه‌ های انرژی سالانه.
          • هزینه‌ های نصب، پیکر بندی و آموزش به صورت یکباره یا تقسیم بر سال‌ ها.
          • هزینه‌ های نگهداری سالانه و تعمیرات.
          • هزینه‌ های لایسنس و اشتراک‌ های نرم‌ افزاری به‌ صورت سالانه.
          • هزینه‌ های downtime یا خاموشی‌ های غیر منتظره (اگر داده وجود دارد، برآورد کنید).
       3. جمع کل هزینه‌ های سالانه را در طول عمر مفید جمع کنید تا TCO کل به دست آید.
       4. نرخ بازگشت سرمایه (ROI) را از منظر TCO مقایسه کنید: ROI می‌ تواند به شکل صرفه‌ جویی‌ های عملیات و کاهش زمان پاسخگویی نسبت به هزینه‌ های کل عمر محاسبه شود.
     • مثال عملی (فرضی):
       • عمر مفید: ۵ سال
       • خرید اولیه:model X = 1500$
       • هزینه انرژی سالانه: ۴۰$
       • هزینه نصب/آموزش (برای سال اول): ۲۰۰$
       • نگهداری سالانه: ۱۵۰$
       • لایسنس/اشتراک سالانه: ۱۰۰$
       • downtime سالانه: ۲۰$ (تخمین)
       • استهلاک سالانه = 1500$/۵=\mathrm{۳۰۰}$
       • TCO طی ۵ سال = استهلاک + انرژی + نصب/آموزش + نگهداری + لایسنس + downtime
         = 300 + ۴۰ + (۲۰۰/۵) + ۱۵۰ + ۱۰۰ + ۲۰
         = 300 + ۴۰ + ۴۰ + ۱۵۰ + ۱۰۰ + ۲۰
         = 650$درسال،جمعاً۵سال:\mathrm{۳۲۵۰}$
       • ROI یا ارزش افزوده بر اساس صرفه‌ جویی‌ های عملی را می‌ توانید با مقایسه با مدل‌ های دیگر انجام دهید.
     • نکته‌ های کلیدی در رویکرد TCO:
       • همیشه هزینه‌ های پنهان را در نظر بگیرید تا تصویر واقع‌ بینانه‌ تری از هزینه کل به دست آید.
       • مقایسه TCO بین چند مدل باید با یک دوره عمر مفید یکسان انجام شود تا منصفانه باشد.
       • به تفاوت‌ های دراز مدت بین مدل‌ های با قرارداد های لایسنس متفاوت دقت کنید (مثلاً لایسنس‌ های مادام‌ العمر در مقابل اشتراک سالانه).

     ---

     ۳.۳ رویکرد C: ارزش‌ گذاری کیفی و نرخ رضایت مشتری

     • هدف: افزودن دید کیفی به تصمیم‌ گیری قیمت، تا فقط به عدد و هزینه‌ ها محدود نشود.
     • عناوین کلیدی:
       • تجربه کاربری تیم فروش و خدمات مشتری با دستگاه
       • سهولت نصب و راه‌ اندازی
       • کیفیت پشتیبانی فروش و خدمات پس از فروش
       • امنیت داده‌ ها و رعایت حفاظت از اطلاعات مشتریان
       • سازگاری با فرایند های کسب‌ و کار موجود
     • روش عملیاتی:
       • امتیاز دهی از ۱ تا ۵ به هر معیار کیفی برای هر مدل
       • وزن‌ دهی به معیارها بر اساس اولویت سازمان
       • ترکیب امتیازات کیفی با نتایج کمی (ROI و TCO) برای تصمیم‌ گیری جامع.

فصل ۴: ترکیب رویکرد ها برای تصمیم‌ گیری خرید در دستگاه باشگاه مشتریان

در این فصل، روش‌ ها و ابزارهای عملی برای ترکیب رویکرد ها A، B و C و رسیدن به تصمیمی کارآمد، شفاف و با پشتیبانی داده‌ای ارائه می‌ شود. هدف این است که تیم خرید با استفاده از یک چارت واحد، بتواند بهترین قیمت را با در نظر گرفتن کل هزینه و ارزش افزوده انتخاب کنید

۴.۱ چارچوب تصمیم‌ گیری ترکیبی

• هدف نهایی : انتخاب ارائه‌ دهنده با بهترین ترکیب قیمت اولیه، هزینه‌ های کل مالکیت (TCO) و رضایت کاربری که بیشترین ارزش افزوده را برای سازمان فراهم می‌ کند.
• ورودی‌ های اصلی:
  • مقایسه قیمت (رویکرد A)
  • ارزیابی کل هزینه مالکیت (رویکرد B)
  • ارزیابی کیفی و رضایت مشتری (رویکرد C)
• خروجی‌ ها:
  • یک نرخ ارزیابی جامع ترکیبی (Composite Score)
  • توصیه کامل با جزئیات ROI و TCO هر مدل
  • توصیه‌ های بهینه برای قرار داد ها، SLAها و خدمات پس از فروش

۴.۲ طراحی مدل امتیاز دهی ترکیبی

• ساختار امتیاز دهی:
  • رویکرد A (قیمت): ۳۰%
  • رویکرد B (TCO): 40%
  • رویکرد C (کیفی/رضایت): ۳۰%
• نحوهٔ محاسبه:
  1. برای هر مدل، امتیاز A را از جمع‌ بندی مقادیر قیمت و ROI مدل‌ ها به دست آورید (مثلاً امتیاز ۰ تا ۱۰۰ بر اساس ROI نسبی).
  2. امتیاز B را از نتیجه محاسبه TCO و ROI طولانی‌ مدت محاسبه کنید.
  3. امتیاز C را از امتیاز دهی کیفی (۱ تا ۵ برای هر معیار، سپس تبدیل به بازه ۰–۱۰۰ با وزن‌ دهی) به دست آورید.
  4. امتیاز جامع = 0.۳۰ × A + 0.40 × B + 0.30 × C.
• تفسیر امتیازها:
  • مدل با بالاترین امتیاز جامع، گزینهٔ پیشنهادی اولیه است.
  • در صورت وجود تساوی امتیازی، ترجیح با توجه به SLA و تجربه تیم اجرایی داده می‌ شود.

۴.۳ رویکردهای عملی برای مذاکرات با فروشنده

• شفاف‌ سازی هزینه‌ های کل عمر محصول: از فروشنده بخواهید جدولی با هزینه‌ های اولیه، نگهداری، لایسنس، برق و نصب ارائه دهد.
• درخواست پیشنهاد چند وجهی (RFP): مشخص کنید که چه مدل‌ هایی را مقایسه می‌ کنید و چه معیارهایی مهم هستند.
• توافق‌ های SLA و پشتیبانی: برای هر مدل، SLAهای دقیق مدت زمان پاسخ، زمان تعمیر، و پوشش پشتیبانی را روشن کنید.
• شرایط پرداخت و تخفیف‌ های ارزیابی‌ شده: پرداخت‌ های اقساطی، تخفیف‌ های حجم، و پشتیبانی اضافی به قیمت نهایی اضافه می‌ شود یا نه.
• قراردادهای ارتقاء و بروز رسانی: تعیین سیاست‌ های خروج، migration، و هزینه‌ های احتمالی ت
• تغییر پلتفرم.۴.۴ نقشه اجرای پیوست‌ های فنی و عملیاتی

• نمونه فرم امتیاز دهی مدل‌ ها:
  • مدل A: قیمت اولیه، گارانتی، ROI، TCO، امکانات امنیتی، پیکر بندی، پشتیبانی
  • مدل B: … (تکرار همان فیلد ها)
  • مدل C: …
• نکات اجرایی برای تیم فنی:
  • بررسی سازگاری با CRM و دیگر ابزارها
  • ارزیابی امنیت داده‌ ها و استاندارد های رمزنگاری
  • آزمایش‌ های کارکردی پایه قبل از پذیرش قطعی
• ملاحظات معماری:
  • نیاز به همگام‌ سازی با پلتفرم‌  های موجود
  • الزامات شبکه، پهنای باند و امنیت داده‌ ها
  • قابلیت مقیاس‌ پذیری در آینده

شفاف‌ سازی هزینه‌ های کل عمر دستگاه ذخیره شماره

• درخواست جدولی از فروشنده:
  • هزینه‌ های اولیه: قیمت خرید، مالیات، هزینه‌ های نصب و راه‌ اندازی، هزینه‌ های انتقال داده، هزینه‌ های پیکر بندی اولیه.
  • نگهداری: نگهداری دوره‌ ای، هزینه‌ های تعمیرات، قرارداد نگهداری یا سرویس سالانه، هزینه‌ های قطعات یدکی.
  • لایسنس و اشتراک‌ ها: مدل‌ های پرداخت (دوران اعتبار لایسنس)، هزینه‌ های تمدید، سطح پشتیبانی شامل SLAهای نرم‌ افزاری.
  • برق/مصرف انرژی: مصرف انرژی دستگاه در حالت کار، standby و ساعات اوج مصرف، هزینه‌ های مرتبط با برق.
  • نصب و پیاده‌ سازی: زمان و منابع لازم برای نصب، مهاجرت داده‌ ها، پیکر بندی ارتباط با سیستم‌ های موجود، هزینه‌ های آموزشی اولیه تیم اجرایی.
• هدف استفاده از جدول:
  • فراهم کردن تصویر جامع از کل هزینه‌ های چرخه عمر محصول از آغاز تا پایان استفاده.
  • امکان مقایسه عادلانه بین مدل‌ های مختلف با استانداردسازی فیلد ها.
• روش استانداردسازی:
  • تبدیل همه مقادیر به واحد واحد (مثلاً دلار/سال)، یا نرخ‌ های سالانه برای هزینه‌ های نامتناهی.
  • نمایش هزینه‌ های سالانه و کل دوره عمر (مثلاً ۵ یا ۷ سال) به صورت تفکیک‌ شده و مجموعی.
• جنبه‌ های قابل‌ افتتاح:
  • شدت اثر هزینه‌ های پنهان مانند Downtime یا اختلال در عملیات.
  • تفاوت‌ های سطح پشتیبانی و آنالیز حساسیت نسبت به تغییرات نرخ لایسنس یا نرخ برق.
• مثال قالب جدول:
  • مدل A: هزینه اولیه، نگهداری/سالانه، لایسنس/سالانه، برق/سالانه، نصب/آموزش (یک‌ باره)، کل عمر (۵ سال)
  • مدل B: هزینه اولیه، نگهداری/سالانه، لایسنس/سالانه، برق/سالانه، نصب/آموزش (یک‌ باره)، کل عمر (۵ سال)
  • مدل C: هزینه اولیه، نگهداری/سالانه، لایسنس/سالانه، برق/سالانه، نصب/آموزش (یک‌ باره)، کل عمر (۵ سال)

درخواست پیشنهاد چند وجهی (RFP)

• مدل‌ های مقایسه‌ شده را مشخص کنید:
  • مدل A، مدل B، مدل C و هر مدل اضافی که بررسی می‌ شود.
• معیارهای مهم برای ارزیابی:
  • قیمت اولیه و کل عمر (TCO)
  • قابلیت‌ های امنیتی و حفاظت از داده‌ ها
  • سازگاری با سیستم‌ های موجود (CRM، ERP، پلتفرم‌ های پیام‌ رسان)
  • قابلیت پشتیبانی و SLAهای مرتبط
  • سطح آموزش و سهولت پیاده‌ سازی
  • زمان تحویل و قابلیت پیاده‌ سازی سریع
  • ملاحظات پیاده‌ سازی مهاجرت داده‌ ها و فرآیند تست پذیرش کاربر
• ساختار یک RFP مطلوب:
  • مقدمه و هدف
  • شرح نیازمندی‌ ها و الزامات فنی
  • فهرست مدل‌ های پیشنهادی و مشخصات کلیدی
  • قالب پاسخ فروشندگان و قالب‌ بندی داده‌ ها برای مقایسه
  • ضوابط ارزیابی و وزن‌ دهی به معیارها
  • الزامات قانونی و امنیتی
  • مهلت‌ های ارسال، روند پاسخ‌ دهی، و نحوه قرارداد
• نکات قابل اجرا:
  • درخواست نمونه‌ های گذشته، ارزیابی‌ های مشتریان، و مراجع فنی
  • درخواست پلن Migra­tion و نقشه انتقال داده‌ ها
  • درخواست شفاف‌ سازی در خصوص هزینه‌ های صورت‌ بندی‌ شده برای هر مدل